corporate alzheimer's หรืออาการขี้หลงขี้ลืมขององค์กรสามารถอธิบายง่ายๆ โดยสมมุติว่าบริษัทของคุณเก็บข้อมูลบัญชีสำรองไว้ในแผ่นฟลอปปี้ 5 นิ้ว มาตลอด จนเมื่อห้าปีที่แล้วเพิ่งเปลี่ยนมาใช้แผ่น 3.5 นิ้ว วันหนึ่งสรรพากรแจ้งคุณถึงปัญหาจากดีลหนึ่งเมื่อหกปีที่แล้ว และต้องการข้อมูลอย่างละเอียด คุณยังคงมีแผ่นดิสก์นั้น แต่วันนี้คุณจะหาไดรฟ์ที่อ่านแผ่น 5 นิ้วได้ที่ไหน อาการนี้ไม่ใช้เรื่องไกลตัวเลย ข้อมูลสำรองจะมีความจำเป็นยิ่งยวดก็ต่อเมื่อจำเป็นต้องนำกลับมาใช้ และถึงตอนนั้นคุณถึงจะรู้ว่าคุณได้ “ลืม” มันไปจนไม่สามารถเปิดได้แล้วหรือยัง

Proprietary Format

อาการแบบเดียวกันสามารถเกิดขึ้นได้จากฟอร์แมตของเอกสาร เช่น ถ้าในปี 1992 คุณใช้ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 92 เพื่อเขียนสัญญาโครงการฉบับสำคัญของคุณเก็บเป็น .doc ใช้ดีเบสเพื่อเก็บรายชื่อพนักงานโครงการไว้เป็น .dbf แล้วในปี 1995 คุณใช้ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 95 เพื่อนำเสนอโครงการนั้นกับลูกค้าเป็นไฟล์ .ppt ในปี 2008 คุณใช้ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2003 ก็ยังเปิดไฟล์เหล่านั้นได้ แต่เมื่อคุณอัปเกรดเป็นไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2003 SP3 หรือ 2007 คุณพบว่าเมื่อพยายามเปิดไฟล์ทั้งหมดข้างต้น โปรแกรมจะบอกว่า “You are attempting to open a file type that is blocked by your registry policy setting”

แน่นอนมีวิธีที่ผู้ดูแลระบบเก่งๆ สักคนจะแก้ปัญหานี้ได้ แต่จะเป็นอย่างไรสำหรับ 2007 SP3? จะเป็นอย่างไรในปี 2009 (Office 14) ทั้งหมดขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของไมโครซอฟท์ ไม่ใช่พวกเรา เมื่อถึงเวลาที่ไมโครซอฟท์ออฟฟิศเลิกรองรับฟอร์แมตที่คุณใช้เก็บเอกสารสำคัญ (รอบอายุการ support ของไมโครซอฟท์ออฟฟิศคือ 5 ปี) คุณอาจจะไม่สามารถหาออฟฟิศเวอร์ชันเก่าๆ เพื่อเปิดมันได้อีก (เหมือนที่วันนี้คุณไม่สามารถหาไดรฟ์ 5 นิ้วได้) ผ่านมา 7 ปี โครงการคุณอาจจะยังไม่จบ แต่คุณเปิดไฟล์สำคัญของโครงการไม่ได้แล้ว ถ้าไฟล์เหล่านี้มีความจำเป็นต้องใช้ในทางกฎหมายล่ะ?

ปัญหาตัวอย่างทั้งหมดนี้จะไม่เกิดขึ้นเลยถ้าคุณเก็บเอกสารเป็น PDF เสมอ มาตั้งแต่ต้น (อาจจะแย่บ้างถ้าคุณไม่มีฟอนต์ที่ใช้ในวันนั้น) ทั้งหมดนี้เพื่อแสดงให้เห็นความสำคัญที่คุณต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลในเอกสารของคุณเองได้ ในอนาคต 5-10 ปีหรือกว่านั้น การเก็บเอกสารสำคัญด้วย proprietary format เป็นเหมือนระเบิดเวลาที่รอจะเป็นปัญหาเมื่อใดที่คุณจำเป็นต้องใช้ข้อมูลจากมัน ภาวนาว่ายังมีซอฟต์แวร์ proprietary ที่ยังเปิดไฟล์นั้นได้

Open Format

อินเทอร์เน็ตเกิดขึ้นได้เพราะ open standard เช่น HTML, HTTP, TCP/IP ที่ทำให้ application พูดคุยกันข้ามเน็ตเวิร์กได้ และยังแสดงข้อมูลออกมาตรงตามที่ผู้เขียนตั้งใจ ทั้งหมดโดยที่ผู้ใช้ไม่ได้รับรู้ ถ้าอินเทอร์เน็ตไม่ได้อยู่บน open standard ปัจจุบันมันอาจจะมีใช้อยู่เฉพาะในสหรัฐอเมริกา เอกสารคือไฟล์ที่บันทึกข้อมูลที่เราอินพุตเข้าไปผ่าน application ถ้ามีเพียง application เดียวที่รู้จักไฟล์นั้น ชะตากรรมของข้อมูลของพวกเราก็จะขึ้นอยู่กับเจ้าของ application ฉะนั้นจะดีกว่ามากถ้าเราเก็บและแลกเปลี่ยนเอกสารกันด้วย open format ที่เก็บข้อมูลด้วย format ที่เปิดเผย เป็น open standard เช่น ISO 26300 (ODF) หรือ ISO 32000 (PDF) ซึ่งทำให้มั่นใจว่าเราจะเปิดเอกสารนั้นได้ตลอดไป ไม่ว่า application ที่ใช้สร้างมันจะรองรับหรือจะยังอยู่หรือไม่ เพราะมาตรฐานเปิดอย่าง ODF และ PDF จะมีโปรแกรมมากมาย (ทั้งฟรีและเชิงพาณิชย์) ที่เปิดและทำงานร่วมกันได้

ODF เป็นฟอร์แมตหลัก (native format) ของ OpenOffice.org 2.0 ขึ้นไป และสามารถเปิดได้ใน Microsoft Office 2007 SP2 หรือ เวอร์ชัน 2000, 2003, XP, 2007 SP1 ที่ติดตั้ง Sun ODF Plugin