การตัดสินใจเปลี่ยนแปลงขององค์กร ย่อมต้องมีการชั่งน้ำหนักระหว่างประโยชน์ที่จะได้ กับสิ่งที่จะต้องยอมรับ ถ้าแม้ประโยชน์ที่ได้จะมีมาก แต่หากยอมรับสิ่งที่เปลี่ยนไปไม่ได้ การเปลี่ยนแปลงก็เป็นไปไม่ได้ ในอีกด้านหนึ่ง แต่ละองค์กรจะมีความง่ายความยากที่ต่างกันสำหรับการนำ OpenOffice.org เข้ามาใช้แทน Microsoft Office ถ้าองค์กรของคุณมีโอกาสมากและไม่ค่อยมีอุปสรรค การตัดสินใจที่จะเปลี่ยนแปลงก็ทำได้ง่าย แต่ถ้าองค์กรของคุณมีอุปสรรคมาก อย่างน้อยเราก็ทราบว่าจะมีอุปสรรคอะไรบ้าง ในขั้นตอนของการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถใช้ตารางข้างล่าง เพื่อสร้าง business case ใช้เป็นข้อมูลประกอบในการตัดสินใจขององค์กร
corporate alzheimer's หรืออาการขี้หลงขี้ลืมขององค์กรสามารถอธิบายง่ายๆ โดยสมมุติว่าบริษัทของคุณเก็บข้อมูลบัญชีสำรองไว้ในแผ่นฟลอปปี้ 5 นิ้ว มาตลอด จนเมื่อห้าปีที่แล้วเพิ่งเปลี่ยนมาใช้แผ่น 3.5 นิ้ว วันหนึ่งสรรพากรแจ้งคุณถึงปัญหาจากดีลหนึ่งเมื่อหกปีที่แล้ว และต้องการข้อมูลอย่างละเอียด คุณยังคงมีแผ่นดิสก์นั้น แต่วันนี้คุณจะหาไดรฟ์ที่อ่านแผ่น 5 นิ้วได้ที่ไหน อาการนี้ไม่ใช้เรื่องไกลตัวเลย ข้อมูลสำรองจะมีความจำเป็นยิ่งยวดก็ต่อเมื่อจำเป็นต้องนำกลับมาใช้ และถึงตอนนั้นคุณถึงจะรู้ว่าคุณได้ “ลืม” มันไปจนไม่สามารถเปิดได้แล้วหรือยัง
ชุดออฟฟิศเป็นซอฟต์แวร์พื้นฐานที่ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ทุกคนใช้ และเกือบทั้งหมดใช้ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ด้วยราคา 15,000-23,000 บาท ต่อเครื่อง หรือ 1,500,000 ต่อปีถ้าโดยเฉลี่ยคุณต้องซื้อเครื่องใหม่ให้พนักงาน 100 เครื่องทุกปี คงจะดีถ้าบริษัทของคุณมีทางเลือกคงเลือกที่จะไม่ต้องเสียเงินก้อนนี้ แน่นอน การใช้ซอฟต์แวร์อย่างผิดลิขสิทธิ์ เช่นไม่ซื้อ license หรือซื้อ license ไม่ครบไม่ใช่ทางเลือกที่เป็นไปได้ โชคดีที่ปัจจุบันเรามีทางเลือกที่จะใช้ชุดออฟฟิศตัวอื่นที่มีความสามารถเท่าเทียม แต่ไม่มีค่าใช้จ่ายต่อเครื่อง นั่นคือ OpenOffice.org ชุดออฟฟิศแสนประหยัดที่องค์กรที่ชาญฉลาดเลือกใช้
