การแชร์ Contact บน G Suite

Contact เป็นส่วนสำคัญอย่างมากในการติดต่อสื่อสาร แต่พอเจ้าหน้าที่ที่ติดต่อประจำกับลูกค้าไม่อยู่ คนอื่นๆ ก็ติดต่อกับลูกค้าไม่ได้ เพราะ Contact เหล่านั้นไปผูกอยู่กับ account ของคนๆ นั้นเพียงคนเดียว พอเจอปัญหาก็เลยมาทดลองกันว่าเราจะสามารถแชร์ Contact ของเราให้กับผู้อื่นได้ไหม แล้วก็โป๊ะเชะ แล้ววิธีทำก็แสนจะง่ายดายมากเลยครับ

สิ่งที่ควรรู้ก่อนคือ

1. ฟีเจอร์นี้เป็นฟีเจอร์เฉพาะบน G Suite นะครับ ถ้าใช้ Gmail จะไม่มีครับ

2. การแชร์ Contact จะเป็นการแชร์ Contact ทั้งหมดของเรา ที่อยู่ใน account นั้นๆ ซึ่งสำหรับผมไม่ซีเรียส เพราะแยกระหว่าง Contact ส่วนตัวกับงานออกจากกันอยู่แล้ว แต่สำหรับใครที่เก็บ Contact ส่วนตัวกับงานปนกัน แนะนำให้แยกก่อนนะจ๊ะ เดี๋ยวจะหาว่าไม่เตือน

พร้อมแล้วก็มาเริ่มกันเลย จริงๆ ที่ผมบอกว่าแชร์ Contact มันก็ไม่ใช่แชร์สักทีเดียวหรอกนะครับ มันคือการ Delegate สิทธิ์ในการเข้าถึง Contact ของเราบน G Suite ให้ผู้อื่นสามารถเข้ามา Manage ร่วมกันเราได้ เอาวิธีก่อนนะครับ ส่วนการนำไปใช้จริงว่าจะใช้ยังไงให้เหมาะสม หรือปลอดภัยค่อยว่ากันตอนท้ายบทความละกัน

ก่อนอื่นเลยให้ไปที่ Contact บน G Suite ของเรา เข้าได้หลายทางนะครับ ใครจะเข้าผ่าน URL ก็ได้โดยพิมพ์ https://contacts.google.com หรือจะคลิกตรง App Launcher แล้วเลือก Contact ก็ได้

เมื่อเข้าสู่หน้า Google Contact แล้ว ให้มองหาเมนูด้านซ้ายมือที่ชื่อว่า More > Delegate Access

2019-05-24 16_31_10-Google Contacts

จากนั้นคลิกปุ่ม Invite delegate

2019-05-24 16_33_04-Google Contacts

แล้วให้พิมพ์อีเมลของบุคคลที่เราต้องการให้สิทธิ์ในการเข้าถึง Contact ของเรา

2019-05-24 16_33_42-Google Contacts

แล้วกดปุ่ม Send หลังจากนั้นระบบจะทำการส่งอีเมลแจ้งไปยังบุคคลที่เราระบุ

2019-05-24 16_34_19-Google Contacts

หลังจากที่ปลายทางคลิกตอบรับคำเชิญแล้ว เมนูด้านซ้ายมือในหน้า Google Contact ของบุคคลปลายทางที่เราเแชร์ Contact ไปถึง จะแสดง Contact ที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงเมื่อคลิกเข้าไปจะพบ Contact ทั้งหมดของบุคคลที่แชร์ Contact มา

2019-05-24 16_34_46-Google Contacts

แค่นี้ล่ะครับวิธีการแชร์ Contact ของเราให้กับผู้อื่นสามารถเข้ามาดูมาจัดการ Contact ของเรา

แต่เนื่องด้วยข้อจำกัดที่ไม่สามารถแชร์ตาม Label หรือระบุส่วนที่ต้องการแชร์ หรือไม่ต้องการแชร์ได้ ทำให้ระบบแชร์ Contact ทั้งหมด (อาจมีวิธีอื่น ซึ่งหากพบจะมาแจ้งให้ทราบอีกครั้งนะครับ)

ซึ่งหลายคนมองว่าไม่น่าจะดีเท่าไหร่ที่แชร์ Contact ทั้งหมดของเราให้กับผู้อื่น แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นแล้ว หากเรามีการแยกจัดเก็บ Contact ส่วนตัวกับงานออกจากกัน ผมว่ามันจะมีประโยชน์มากครับ วันลาพักร้อนของเรา จะได้ไม่ต้องมารับสายแล้วโดนบ่นว่า “เฮ้ย เบอร์โทรของคนนี้เบอร์อะไรวะ” หรือ “ลูกค้าโทรมาขอใบเสนอราคา อีเมลเขาอันไหนเนี่ย”

เมื่อวันหยุดพักผ่อนของเราไม่โดนรบกวน การเที่ยวก็จะราบรื่น ไม่มีอารมณ์เสียแน่นอนครับ ^^

Related posts

Tatat Thanakanok

Tatat Thanakanok (Author)

View Post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *