[G Suite] แก้ไขชื่อบัญชีภายใต้โดเมน แต่ชื่อผู้ติดต่อไม่อัปเดต

ได้รับปัญหาแจ้งมาว่า เวลาส่งอีเมลหาบุคคลอื่นในองค์กร ทั้งๆ ที่บุคคลนั้นมีการเปลี่ยนชื่อไปแล้ว แต่ใน Gmail ยังขึ้นเป็นชื่อเดิมอยู่ กรณีนี้เป็นปัญหาเกี่ยวกับรายชื่อผู้ติดต่อของระบบ ที่ซ้ำซ้อนกันระหว่าง Contact ส่วนตัว และ Contact ภายใต้โดเมนองค์กร

ที่มาของปัญหา

สำหรับผู้ที่ต้องการทราบเหตุผล ที่มาของปัญหานะครับ ท่านใดไม่ต้องการทราบที่มา อยากทราบวิธีแก้ไข ให้ข้ามหัวข้อนี้ไป อ่านส่วนของการแก้ปัญหาเลย

สาเหตุของปัญหานี้เกิดจาก บน G Suite นั้น จะมี Contact อยู่ 2 ชุดด้วยกัน คือ Contact ส่วนบุคคล และ Contact ที่แชร์มาจากส่วนกลาง โดยหากไม่ได้ไปตั้งค่าอะไร Contact ที่แชร์จากส่วนกลางนั้น ก็จะมีเฉพาะรายชื่อบัญชีทั้งหมดใน G Suite นั่นเอง

ส่วน Contact ส่วนบุคคลนั้น ตัว Google Mail จะทำการสร้างให้อัตโนมัติ เมื่อเราส่งอีเมลหาบุคคลอื่น ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงาน ตัวระบบจะไปสร้างรายชื่อผู้ติดต่อให้เราอัตโนมัติ สังเกตง่ายๆ คือเวลาที่เราพิมพ์ชื่ออีเมลเพื่อส่งอีเมลหาบุคคลใดก็ตาม ระบบจะบันทึก และเมื่อส่งเมลครั้งต่อๆ ไป ระบบก็จะดึงรายชื่อมาให้เมื่อเราพิมพ์ตัวอักษรแค่ไม่กี่ตัวเท่านั้น

จุดนี้เองที่ส่งผลให้เกิดปัญหา นั่นคือ รายชื่อของเพื่อนร่วมงานภายใต้โดเมนเราเองนั้น ระบบจะดึงมาจาก Contact ของส่วนกลางอยู่แล้ว แต่พอเราส่งอีเมลหาเขา ระบบก็จะไปสร้างรายชื่ออีกอันหนึ่งบน Contact ส่วนบุคคล ซึ่งจะกลายเป็นรายชื่อ 2 ชุดซ้ำกัน

กรณีนี้เราจะไม่เห็นปัญหาใดๆ ตราบที่บุคคลนั้นไม่ได้แก้ไขข้อมูลส่วนตัวของเขา แต่จะพบปัญหาเมื่อเขาอาจมีการเปลี่ยนชื่อ หรือนามสกุลในระบบ Contact ที่แชร์จากส่วนกลางจะอัปเดตข้อมูล แต่ Contact ส่วนบุคคลของเรานั้น จะไม่ถูกอัปเดต เพราะมันไม่มีทางรู้ว่าข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง และตัว Google Mail ก็จะเห็นความสำคัญของ Contact ส่วนบุคคลมากกว่า Contact ที่แชร์จากองค์กร

และนั่นเองเป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาที่ว่า มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ใช้แล้ว ในสมุดรายชื่อของเราจึงไม่เปลี่ยนแปลงตาม

2018-12-06 05_59_25-Google Contacts

เมื่อส่งอีเมลจะเห็นเฉพาะข้อมูลเก่า ซึ่งไม่อัปเดต

2018-12-06 09_29_02-

วิธีการแก้ปัญหา

ขณะนี้การตั้งค่าเพื่อแสดงผล Contact จะไม่สามารถกำหนด Priority หรือความสำคัญที่ต้องการให้แสดงเป็นอันดับแรกได้ ซึ่งระบบจะดึงข้อมูลที่เราใช้บ่อยๆ ขึ้นมาแสดงผล ซึ่งส่วนใหญ่เป็นข้อมูลที่ไม่อัปเดต แต่เราสามารถให้ระบบแสดง Contact ทั้งหมดขึ้นมาให้เราเลือกได้ และเมื่อเราเลือกรายการที่ถูกต้องบ่อยครั้งขึ้น ระบบก็จะแสดงรายชื่อที่ถูกต้องเป็น Priority แรกให้เอง

เริ่มต้นด้วยการเข้าไปตั้งค่าใน Admin Console ของ G Suite ของเรา เมื่อเข้าไปที่หน้า Admin Console แล้ว ให้ค้นหา “Contact” ที่แถบค้นหาด้านบน

2018-12-06 09_36_39-Admin console

เลือกรายการที่ขึ้นว่า Contacts Preview เพื่อเข้าไปตั้งค่าการแสดงผลของ Contact

2018-12-06 09_41_27-Microsoft Edge

ภายใต้หัวข้อ Contact Sharing ให้เลือกรายการที่เขียนว่า “Show both domain profiles and domain shared contacts” เพื่อให้ระบบแสดงรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมดขึ้นมาให้เลือกแทนรูปแบบเดิม

2018-12-06 09_42_17-

หลังจากกำหนดค่าดังกล่าว อาจใช้เวลาสักระยะหนึ่ง (ระบบแจ้งว่าภายใน 24 ชั่วโมง) เมื่อเราพิมพ์ชื่ออีเมลของผู้รับ ระบบจะแสดงรายชื่อขึ้นมาทั้ง Contact ส่วนบุคคล และ Contact ที่แชร์จากส่วนกลาง ให้เราเลือกรายการที่ถูกต้อง แล้วตัวระบบจะจดจำการใช้งานของเรา เพื่อเดาการแสดงผลให้เราในครั้งต่อไปที่ใช้งาน

Tatat Thanakanok

Tatat Thanakanok (Author)

View Post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *