ประกาศเวอร์ชัน Update สำหรับ Smart Template

ขณะนี้ทีมงานได้ปล่อยตัวอัปเดทบน Smart Template ไปเป็นที่เรียบร้อยแล้วนะครับ สำหรับตัวอัปเดทนี้ เพื่อนๆ สามารถเข้าไปอัปเดทผ่าน LibreOffice Extension Manager ได้เลยนะครับ โดยก่อนหน้านี้ผมเคยพูดถึงวิธีอัปเดท Extension ไปแล้ว สามารถศึกษาวิธีการจากบทความเก่าได้เลยนะครับ

สำหรับการอัปเดทครั้งนี้ เป็นการอัปเดท Extension ที่ชื่อว่า Government Letter เวอร์ชัน 1.0.2 เป็นหนึ่งใน Extension สำหรับการใช้งาน Smart Template โดยการอัปเดทครั้งนี้มีฟีเจอร์ที่เพิ่มขึ้นมาคือ ผู้ใช้งานจะสามารถบันทึกเทมเพลตเพิ่มเติมเป็นของตนเองได้

โดยฟีเจอร์นี้เกิดจากมีผู้ใช้งานให้ Requirement ว่า ชื่อผู้ลงนามในเอกสารภายนอก กับเอกสารภายในชื่อกับตำแหน่งของผู้ลงนามมักจะเป็นคนละคนกันเสียส่วนใหญ่ แต่เทมเพลตภายใต้ Smart Template จะดึงข้อมูลจาก ข้อมูลผู้ใช้เสมอ ซึ่งข้อมูลนั้นจะบันทึกข้อมูลของบุคคลได้เพียงท่านเดียว จึงทำให้เกิดปัญหาว่าเวลาใช้งานจริง จะต้องมาแก้ไขชื่อ และตำแหน่งของผู้ลงนามในเอกสารทุกครั้ง

ผู้พัฒนาจึงมองหาวิธีการแก้ไขปัญหาให้กับผู้ใช้งาน โดยออกมาเป็นฟีเจอร์บนเวอร์ชันดังกล่าว โดยหลังจากอัปเดท Extension แล้วรีสตาร์ทโปรแกรมเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ให้เปิดโปรแกรม LibreOffice Writer จากนั้นเลือกเมนู Smart Template > เอกสารแม่แบบ เราจะพบเมนูที่เพิ่มขึ้นมาใหม่ชื่อว่า เทมเพลตกำหนดเอง

2017-06-27 08_41_42-Untitled 1 - LibreOffice Writer

วิธีการใช้งานนั้น ทำได้โดยการ ให้เปิดเทมเพลตที่ต้องการเพื่อใช้งานตามปกติ

2017-06-27 08_43_07-Untitled 1 - LibreOffice Writer

จากนั้นให้แก้ไขข้อมูลที่จำเป็น เพื่อที่จะบันทึกเป็นเทมเพลตใหม่ เพื่อใช้งานในคราวถัดๆ ไป

2017-06-27 08_43_57-Untitled 2 - LibreOffice Writer

จากตัวอย่างผมทำการแก้ไข ในส่วนของชื่อผู้ลงนาม และตำแหน่งเป็นนายทินกร สำเภาแก้ว ตำแหน่งกรรมการผู้จัดการ ซึ่งแต่เดิมชื่อผู้ลงนามในส่วนนี้เป็นข้อมูลของผมเอง (นายทาทัต ธนกนก)

การแก้ไขข้อมูลเพื่อบันทึกเทมเพลต มีข้อควรทราบอยู่ข้อหนึ่งคือ ให้แก้ไขข้อมูลเฉพาะส่วนที่จำเป็นต้องแก้ไข เช่นชื่อผู้ลงนาม ที่อยู่ หรือชื่อหน่วยงาน ให้ตรงกับข้อมูลของชื่อผู้ลงนามเป็นต้น เราไม่ควรพิมพ์ข้อความที่ต้องการใส่ในจดหมายลงไปในเอกสารที่เราต้องการบันทึกเทมเพลต เพราะข้อความเหล่านั้นจะติดขึ้นมาทุกครั้งที่เราเรียกใช้งาน

หลังจากแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้บันทึกเทมเพลตดังกล่าวเพื่อเก็บไว้ใช้งานในคราวถัดๆ ไป วิธีการบันทึกทำได้โดยไปที่เมนู Smart Template > เอกสารแม่แบบ > เทมเพลตกำหนดเอง > บันทึกเทมเพลต

2017-06-27 08_52_04-Untitled 2 - LibreOffice Writer

จากนั้นจะปรากฎหน้าต่างให้บันทึกข้อมูล ให้กำหนดชื่อเอกสารตามต้องการ แล้วกดปุ่ม บันทึก

2017-06-27 08_52_37-Untitled 2 - LibreOffice Writer

ก่อนการใช้งานเทมเพลต ให้ปิดเอกสารที่เปิดอยู่ทิ้งไปก่อน แล้วจึงเรียกเปิดขึ้นมาใหม่โดยการไปที่เมนู Smart Template > เอกสารแม่แบบ > เทมเพลตกำหนดเอง > เปิดเทมเพลต

2017-06-27 08_55_25-Untitled 1 - LibreOffice Writer

โปรแกรมจะไปดึงเทมเพลตที่เราเคยสั่งบันทึกไว้ ขึ้นมาแสดง โดยหากเราต้องการเปิดเทมเพลตใด ให้เลือกเทมเพลตนั้นแล้วกดปุ่ม เปิดเอกสาร

2017-06-27 08_55_43-Untitled 1 - LibreOffice Writer

เทมเพลตดังกล่าวก็จะถูกเปิดขึ้นมา โดยมีข้อมูลที่เราได้แก้ไขไว้ก่อนหน้านี้

2017-06-27 08_56_07-Untitled 2 - LibreOffice Writer

สิ่งที่ควรระวังสำหรับการใช้งานฟีเจอร์นี้ คือ

  1. การแก้ไขเทมเพลต ควรแก้ไขเฉพาะส่วนที่จำเป็น โดยไม่ควรใส่เนื้อหาในเอกสาร เพราะเอกสารที่เราจะบันทึกจะอยู่ในรูปแบบเทมเพลตแม่แบบ
  2. หลังจากบันทึกเทมเพลต ควรปิดเอกสารที่เปิดขึ้นมาลงไปก่อนจะเริ่มใช้งาน
  3. การตั้งชื่อเอกสาร ควรใช้ชื่อที่สื่อความหมาย และหากตั้งชื่อซ้ำกับเอกสารที่เคยบันทึกมาก่อนหน้านี้ จะมีข้อความแจ้งเตือน ซึ่งควรตรวจสอบให้ดีก่อนจะบันทึกทับเอกสารเดิม

ฟีเจอร์นี้จะปรากฎขึ้นมาหลังจากอัปเดท Extension ที่ชื่อ Government Letter เป็นเวอร์ชัน 1.0.2 เสียก่อน หากเพื่อนๆ ใช้งานแล้วติดปัญหา หรือมีข้อเสนอแนะอย่างไร อยากให้ช่วยแนะนำ เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาแก้ไขด้วยครับ

Tatat Thanakanok

Tatat Thanakanok (Author)

View Post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *