การกำหนดวันหมดอายุให้เอกสารที่แชร์บน Google Drive

หลังจากที่ Google Apps for Work ได้เปลี่ยนชื่อบริการไปเป็น G Suite ก็มีคำถามว่า มีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง วันนี้ผมเลยเอาหนึ่งในฟีเจอร์ที่เพิ่มเข้ามาหลังจากเปลี่ยนชื่อบริการเป็น G Suite มาแนะนำกันนะครับ

ฟีเจอร์นี้อยู่บน Google Drive นะครับ โดยฟีเจอร์ที่เพิ่มเข้ามานี้ จะช่วยให้สามารถกำหนดวันหมดอายุให้กับเอกสารที่แชร์ไว้ได้

สำหรับวิธีการนั้น ผมขอนำวีดีโอที่ทาง Google ได้ทำขึ้นมา เพื่อแนะนำวิธีการแบบสั้นๆ ง่ายๆ มาให้ดูกันนะครับ

สำหรับการใช้งานฟีเจอร์นี้มีข้อควรทราบอยู่ 2 ข้อนะครับ คือ

  1. account ที่ใช้งานจะต้องเป็น G Suite account นะครับ ถ้าเป็น gmail หรือ free account จะไม่รองรับฟีเจอร์นี้ (แต่สามารถทำผ่าน script ได้)
  2. สามารถกำหนดวันหมดอายุ สำหรับสิทธิ์การอ่าน และคอมเม้นเท่านั้น ไม่สามารถกำหนดวันหมดอายุ สำหรับสิทธิ์ที่สามารถแก้ไขได้
  3. จะต้องปิดออปชั่นสำหรับการดาวน์โหลด, สั่งพิมพ์ และคัดลอก สำหรับสิทธิ์การอ่าน และคอมเม้นก่อน

โดยวิธีการปิดออปชั่นสำหรับการดาวน์โหลด, สั่งพิมพ์ และคัดลอก สำหรับสิทธิ์การอ่าน และคอมเม้น ทำได้โดยการเปิด Google Doc, Sheet หรือ Slide ขึ้นมา จะเป็นไฟล์เก่าที่เคยสร้างไว้ หรือจะสร้างใหม่ก็ได้ แล้วเข้าไปกำหนดการแชร์

disable option to download step 1

หน้าต่าง Share with others เลือก Advanced

disable option to download step 2

ทำเครื่องหมายหน้า Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers จากนั้นคลิกปุ่ม Save changes

จากนั้นก็สามารถกำหนดวันหมดอายุของเอกสารได้ตามวีดีโอที่ทาง Google แนะนำได้เลยครับ

 

ที่มา ของเนื้อหา และวีดีโอ

Tatat Thanakanok

Tatat Thanakanok (Author)

View Post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *