การส่งอีเมลโดยแนบรูปจากบน Google Drive

การแนบรูปภาพไปพร้อมกับอีเมล (ด้วยการ attach file) ไม่ใช่เรื่องแปลก และใช้งานยากเย็นอะไร และทุกๆ ท่านที่ใช้อีเมลเป็นประจำน่าจะเป็นอะไรที่คุ้นเคยกันอยู่แล้ว แต่ในวันนี้ผมจะพูดถึงการส่งอีเมลโดยแนบรูปจาก Drive ซึ่งวิธีนี้จะช่วยลด และป้องกันปัญหาหลายๆ อย่างที่อาจจะเกิดขึ้นได้ครับ

กล่าวถึงปัญหาในการแนบรูปภาพ หรือไฟล์อื่นๆ ในรูปแบบ attachment นั้น ใครหลายๆ คนอาจจะเจอปัญหาอย่างเช่น อีเมลตีกลับ เนื่องจากไฟล์แนบใหญ่เกินไป หรือบางท่านอาจจะพบปัญหาเกี่ยวกับข้อจำกัดในการใช้งานของ Google Apps ที่มีการจำกัดข้อมูลที่มีการส่งในแต่ละวัน (สามารถดูรายละเอียดได้จาก Brandwitch Limit)

การอัปโหลดรูปภาพ หรือไฟล์ขึ้น Drive เพื่อจะส่งอีเมลนั้น จะเริ่มจากการอัปโหลดไฟล์ขึ้น Drive ก่อน หรือเริ่มจากการร่างอีเมลเลยก็ได้ ซึ่งผมจะขออธิบายในส่วนของการอัปโหลดไฟล์ขึ้น Drive ก่อนนะครับ

เริ่มโดยการเข้าใช้งาน Drive ผ่านทาง Apps Launcher บน Google Apps หรือจะเข้าผ่าน URL https://drive.google.com/ ก็ได้ครับ

2559-11-15 12_01_34-Inbox - witcha@osdev.co.th - Osdev Mail

เมื่อเข้ามาที่ Drive แล้ว ให้ไปเลือกโฟลเดอร์ ที่เราต้องการจะอัปโหลดไฟล์ของเราเข้าไปวาง จากนั้นเลือกเมนู New ที่อยู่ทางด้านซ้ายมือของหน้าจอ Drive แล้วเลือก File Upload

2559-11-15 12_05_42-KB - Google Drive

จากนั้นก็ให้เลือกไฟล์ที่เราต้องการอัปโหลดจากเครื่องของเรา ขึ้นไปเก็บบน Drive (ขออนุญาตข้ามขั้นตอนการเลือกไฟล์แล้วกันนะครับ) หลังจากที่เลือกไฟล์ที่ต้องการแล้ว รอจนกว่าสถานะการอัปโหลดเสร็จสิ้น

2559-11-15 12_08_53-

อาจจะลองคลิกเข้าไปดูตัวอย่างก็ได้นะครับ จากนั้นก็ให้กลับมาที่ Gmail แล้วก็เริ่มเขียนจดหมายกันได้เลยครับ

2559-11-15 12_13_21-Inbox - witcha@osdev.co.th - Osdev Mail

โดยหลังจากร่างเนื้อหาอีเมลเสร็จเรียบร้อยและต้องการแนบไฟล์ที่เราได้อัปโหลดขึ้นไปบน Drive ก่อนหน้านี้ ให้คลิกไอคอนรูป Drive ที่อยู่ในหน้าต่าง Compose อีเมลที่อยู่ด้านล่าง

2559-11-15 12_15_37-Inbox - witcha@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นก็ให้เลือกโฟลเดอร์ และไฟล์ที่เราได้อัปโหลดขึ้นไปเมื่อสักครู่ จากนั้นก็กดปุ่ม Insert

2559-11-15 12_17_26-Inbox - witcha@osdev.co.th - Osdev Mail

หลังจากตรวจสอบความถูกต้องของข้อความในอีเมลดีแล้ว ก็กดปุ่มส่งได้เลยครับ

2559-11-15 12_18_46-Inbox - witcha@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นจะมีข้อความมาแจ้งเตือน เนื่องจากในขั้นตอนที่เราได้อัปโหลดไฟล์ขึ้นไปบน Drive นั้น เรายังไม่ได้กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารดังกล่าว เมื่อเราต้องการส่งไฟล์เอกสารนี้ ตัว Drive จึงขึ้นมาแจ้งเตือน เพื่อให้เรากำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง หรือการแชร์เอกสารนี้นั่นเอง

ถ้าไม่ได้ต้องการกำหนดสิทธิ์เป็นพิเศษแต่อย่างไร ก็ให้กดปุ่ม Share & send ได้เลยครับ เท่านี้ก็จบขั้นตอนการส่งอีเมลโดยแนบไฟล์ผ่าน Drive เรียบร้อยแล้วครับ

โดยความแตกต่างระหว่างการแนบแบบ attachment กับแนบผ่าน Drive ในเชิงเทคนิคสามารถยกตัวอย่างง่ายๆ คือ ถ้าเราแนบไฟล์ขนาด 3MB เพื่อส่งให้ผู้รับ 10 คน พื้นที่การอัปโหลดบน Gmail จะเท่ากับ 30MB ซึ่ง Brandwitch Limit ที่ผมกล่าวถึงก่อนหน้านี้ ได้ระบุไว้ว่า Gmail มีการจำกัดการอัปโหลดอยู่ที่ 300MB ต่อชั่วโมง หรือไม่เกิน 500MB ต่อวัน ซึ่งเหตุการณ์ดังตัวอย่าง จะเห็นว่าถ้าแนบไฟล์ด้วยการ attachment โอกาสที่จะเกิดจากลิมิตนั้นมีค่อนข้างมาก

แต่ถ้าเราใช้การแนบไฟล์ผ่าน Drive ตามตัวอย่างในบทความนี้ พื้นที่ในการอัปโหลดจะเท่ากับ 3MB ถึงแม้ว่าจะส่งให้ผู้รับกี่คนก็ตาม พื้นที่ในการอัปโหลดจะไม่ทวีคูณเหมือนกับกรณีแรก เนื่องจากการส่ง จะส่งเพียงลิงค์ไปยังเอกสารที่มีการอัปโหลดบน Drive เท่านั้น

นี่จึงเป็นอีกหนึ่งแนวทางในการใช้งาน เพื่อลดปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นครับ

 

Tatat Thanakanok

Tatat Thanakanok (Author)

View Post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *