รู้ยัง! ค้นหาเอกสารบน Google Drive มันง่ายมาก

Google ได้เปิดเผยฟีเจอร์เกี่ยวกับการค้นหาเอกสารที่เก็บไว้บน Google Drive ว่ามีวิธีค้นหาได้อย่างง่ายๆ โดยให้เราค้นหาด้วยคำที่เราใช้พูดในชีวิตประจำวันนั่นแหละ เดี๋ยว Google เขาจะเดาให้เราเอง แต่ขอบอกก่อนว่าเขาทำมารองรับกับภาษาอังกฤษนะครับ ภาษาไทยผมยังไม่ได้ทดสอบแบบจริงๆ จังๆ แต่ถ้าค้นหาตามแบบปกติน่ะใช้ได้ครับ แต่ด้วยวิธีที่กำลังจะเล่าให้ฟังนี้ คงต้องฝากเพื่อนๆ ไปลองกันดูอีกแรงละกันนะครับ

googledrivesearchGoogle ได้โฆษณาเกี่ยวกับการค้นหาบน Google Drive ประมาณว่า คุณสามารถค้นหาด้วยวิธีการเดียวกับที่คุณใช้สื่อสารในชีวิตประจำวัน

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการค้นหาเอกสารเกี่ยวกับต้นทุนของคุณในช่วงตั้งแต่เดือนธันวาคมที่ผ่านมา คุณก็สามารถค้นหาด้วยคำว่า “find my budget spreadsheet from last December” หรือถ้าคุณต้องการค้นหาเอกสารนำเสนอ ที่ได้รับมาจากเพื่อนร่วมงานของคุณคนหนึ่ง ก็สามารถค้นหาด้วยคำว่า “show me presentations from Anissa”

 

การค้นหาในลักษณะนี้ Google จะทำการเดาสิ่งที่เราต้องการ จากคำค้นหาในรูปแบบคำพูดที่เราใส่เข้าไป และจะปรากฎเป็นข้อความเพื่อให้เรายืนยันว่า สิ่งที่ค้นเจอนี้เป็นสิ่งที่เราต้องการใช่หรือไม่

2559-09-23 14_31_05-Fwd_ Google Apps update alerts - witcha@osdev.co.th - Osdev Mail

และนี่ก็เป็นอีกฟีเจอร์เล็กน้อย ที่นับว่ายิ่งใหญ่ เพราะการค้นหาข้อมูล ยิ่งง่าย สะดวก และรวดเร็วเท่าไร ยิ่งช่วยให้เราเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น การทำงานก็ไม่สะดุดอีกด้วยล่ะครับ

ด้านล่างเป็นวีดีโอตัวอย่างผลลัพธ์ของการค้นหา ด้วยวิธีที่กล่าวมา ของทาง Google นะครับ หวังว่าเพื่อนๆ จะชอบใจนะครับ แล้วโอกาสหน้าพบกันใหม่ครับ

ขอขอบคุณข้อมูล และรูปภาพจาก : google.com ครับ

เชื่อมต่อ Google Apps กับ iOS

วันนี้มาเอาใจสาวก Apple หน่อยนะครับ โดยผมจะพูดถึงวิธีการเชื่อมต่อระหว่าง Google Apps กับ iOS จริงๆ แล้วบทความนี้ผมเคยเขียนมาเมื่อนานมาแล้ว แต่พอดี iOS เวอร์ชันหลังๆ นี้ UI และวิธีการในการเชื่อมต่อมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย ก็เลยถือโอกาส อัพเดตข้อมูลไปเลยแล้วกันนะครับ (iOS ที่ผมใช้งาน และเป็นตัวอย่างในบทความนี้เป็น iOS 10 นะครับ)

GoogleAppswithiOS

เริ่มต้นด้วยการเข้าไปที่ Setting ของ iOS บน iPhone หรือ iPad ก็ได้ครับ แล้วเข้าไปที่ตั้งค่าของ Mail, Contacts, Calendars

Read More

แก้ปัญหา Connect Google Mail ผ่าน Outlook ไม่ได้

จากบทความก่อนนี้ ที่ผมพูดถึงวิธีการ connect Google Mail ด้วย Outlook ผ่าน IMAP protocol แล้วมี เพื่อนๆ บางคนบอกว่า ทำตามขั้นตอนแล้ว มันไม่ผ่าน โดยมี ERROR แจ้งแบบนี้

2985534ว่าแล้วก็เลยไปหาข้อมูล จึงได้พบคำตอบว่า มีการประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงระบบความปลอดภัยว่า ตั้งแต่วันที่ 15 กรกฎาคม 2014 เป็นต้นมา Google ได้เพิ่มมาตราการรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ Google เกี่ยวกับสิทธิ์พื้นฐานในการตั้งค่าซิงค์บนแอพพลิเคชัน หรืออุปกรณ์อื่น

สำหรับมาตรการความปลอดภัยนี้ เพื่อป้องกันมิให้ผู้ไม่หวังดี ลอบเข้ามาขโมยข้อมูล ผ่านช่องทางดังกล่าว ผู้ที่มีความประสงค์จะซิงค์ข้อมูลบนแอพพลิเคชัน หรืออุปกรณ์อื่นจะต้องยินยอม โดยการเปิดช่องทางสำหรับการเชื่อมต่อดังกล่าว

วิธีการคือ ให้ไปที่หน้าจอการตั้งค่า Account ของเรา ที่อยู่มุมบนขวามือของหน้าจอ Google Mail ของเรา

2559-09-06 17_03_34-connect google apps with ms outlook through IMAP protocol - tatat.t@osdev.co.th

จากนั้นเลือกตรงหัวข้อ Sign-in & Security

2559-09-06 17_05_21-My Account

จากนั้นให้เลื่อนหน้าจอลงมาเรื่อยๆ จนเจอหัวข้อว่า Allow less secure apps โดยให้เลื่อนปุ่มด้านหลังจาก OFF เป็น ON

chap3-pic18

จากนั้นก็ให้ลอง Connect ผ่าน Outlook ใหม่อีกครั้ง จะพบว่าคราวนี้ สามารถ Connect ผ่านแล้วครับ

การเปิดเพื่อยอมรับให้เข้าถึง Google Account ผ่านทางแอพพลิเคชันอื่นๆ ถือว่าเป็นความเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมข้อมูล เพราะฉะนั้นเราจำเป็นต้องเรียนรู้ที่จะป้องกันความเสี่ยงเหล่านั้น โดยวิธีง่ายๆ อย่างหนึ่งคือการหมั่นเปลี่ยน Password บ่อยๆ ถึงแม้ว่าจะไม่สามารถป้องกันได้มากนัก แต่ก็เป็นสิ่งง่ายๆ ที่เราทำได้ อย่างน้อยก็ดีกว่า ไม่ป้องกันอะไรเลยครับ

connect MS Outlook กับ Google Apps ผ่าน IMAP Protocol

จากประสบการณ์ ผู้ใช้งานอีเมลส่วนใหญ่มักจะชอบใช้ Email ผ่าน mail client อาจจะเป็นเพราะเคยชิน หรือนิยมชมชอบเจ้า MS Outlook ก็ไม่ทราบได้ แต่เดิมผมก็ไม่ค่อยชอบการใช้ mail client นัก แต่ตอนนี้ เริ่มรู้สึกว่า มันก็มีอะไรดีๆ เหมือนกัน

สำหรับ email client ก็จะมีหลากหลายตัวให้เลือกใช้ครับ แต่ที่นิยมที่สุดคงหนีไม่พ้นยี่ห้อคุ้นหูอย่าง Microsoft นั่นคือเจ้า MS Outlook นั่นเอง

Google Apps Sync

วิธีการเชื่อมต่อ MS Outlook กับ Google Apps นั้นก็สามารถทำได้หลายช่องทาง แต่ในวันนี้ขอพูดถึงการเชื่อมต่อผ่าน IMAP Protocol ละกันนะครับ

ก่อนอื่นเลย ให้เพื่อนๆ log in เข้าไปที่ Google Apps account ของเราผ่านทางหน้าเว็บก่อน เพื่อไปเปิดการเชื่อมต่อผ่านทาง IMAP Protocol ซึ่งโดยปกติแล้ว Google Apps จะปิดไม่ให้มีการเชื่อมต่ออยู่

2559-09-02 08_37_15-Fwd_ MS-Outlook - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นก็เลือกรายการ Forwarding and POP/IMAP ที่อยู่ด้านบน

2559-09-02 08_39_26-Settings - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

ในส่วนของ IMAP Access ให้เลือก Enable IMAP รายละเอียดส่วนอื่นๆ ยังไม่ต้องสนใจนะครับ จากนั้นให้คลิกบันทึก

การตั้งค่าในส่วนของ Google Apps ก็มีเท่านี้ครับ ถัดมาเรามาดูในส่วนของ MS Outlook ที่จะเชื่อมต่อมายัง Google Apps กับบ้างครับ

สำหรับท่านที่ไม่มี MS Office ก็ต้องติดตั้งก่อนนะครับ โดยเลือก Edition ที่มี MS Outlook นะครับ ที่แนะนำคือจะเป็น Microsoft Office Home & Business หรือ Microsoft Office Professional นะครับ (ดูรายละเอียดจาก ลิงค์นี้ ครับ) ราคาไลเซนส์ของ MS Office Home & Business ก็อยู่ราวๆ 10,000 บาท และ MS Office Professional อยู่อยู่ราวๆ 18,000 บาท จะแพง จะถูก กว่านี้ ก็ขึ้นอยู่กับจำนวนที่ซื้อ และอำนาจการต่อรองราคาของคุณแล้วครับ

แน่นอนว่าส่วนตัวผมไม่มีปัญญาไลเซนส์แน่นอนอยู่แล้ว ที่เอามาทดสอบ เพื่อเขียนบทความนี้ เป็น trial version ใช้ได้แค่ 30 วัน หลังจากนั้นก็โบกมือบ๊าย บาย มันได้เลย

2559-09-02 09_22_00-การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ Microsoft Outlook

ขั้นตอนแรกหลังจากเปิดโปรแกรม MS Outlook ขึ้นมา ก็จะมีคำถามขึ้นมาถามว่า คุณต้องการเชื่อมต่อกับ Microsoft Exchange Server หรือ เชื่อมต่อไปยัง Email Account อื่นๆ ผ่าน POP, IMAP หรือ Exchange ActiveSync ไหม ซึ่งในที่นี้เราจะเชื่อมต่อด้วย IMAP ไปยัง Google Apps จึงเลือกใช่ แล้วคลิดถัดไปได้เลย

2559-09-02 09_25_16-เพิ่มบัญชีผู้ใช้

ขั้นตอนถัดมาให้เลือกรายการ “ติดตั้งด้วยตนเอง หรือชนิดเซิร์ฟเวอร์อื่นๆ” แล้วกดปุ่ม ถัดไป

2559-09-02 09_26_38-เพิ่มบัญชีผู้ใช้

ถัดมาก็ให้เลือกหัวข้อ “POP หรือ IMAP” แล้วก็กดปุ่ม ถัดไป

2559-09-02 09_29_50-เพิ่มบัญชีผู้ใช้

ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนสำคัญ โดยให้เรากำหนดรายละเอียดของ Google Apps ของเรา โดยให้ใส่รายละเอียดดังนี้

Full Name (ชื่อของคุณ) : ให้ระบุชื่อของคุณลงไป

Email Address (ที่อยู่อีเมล) : ให้ระบุอีเมลของคุณลงไป

ชนิดบัญชี : ให้เลือกเป็น IMAP

Incoming Mail Server (เซิร์ฟเวอร์จดหมายขาเข้า) : ให้ระบุโดยดูตามรูปตัวอย่างด้านบน

Outgoing Mail Server (เซิร์ฟเวอร์จดหมายขาออก) : ให้ระบุโดยดูตามรูปตัวอย่างด้านบน

Username (ชื่อผู้ใช้) : ให้ระบุชื่ออีเมลเต็มๆ

Password (รหัสผ่าน) : ให้ระบุรหัสผ่านในการเข้าใช้งานอีเมลของคุณ

จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม “การตั้งค่าเพิ่มเติม”

2559-09-02 09_35_07-การตั้งค่าอินเทอร์เน็ตอีเมล

ในแท็บ Outgoing Mail Server (เซิร์ฟเวอร์ขาส่งออก) ให้ทำเครื่องหมายหน้าหัวข้อ การรับรองความปลอดภัย จากนั้นเลือกที่แท็บขั้นสูง หรือ Advanced

2559-09-02 09_37_27-การตั้งค่าอินเทอร์เน็ตอีเมล

กำหนดรายละเอียดตามรูปตัวอย่างด้านบน จากนั้นกดปุ่ม ตกลง แล้วก็เริ่มเชื่อมต่อ หลังจากการเชื่อมต่อ ระบบจะทำการดึงข้อมูล เมื่อเสร็จเรียบร้อยก็สามารถใช้งานได้ทันที

2559-09-02 09_40_39-Outlook วันนี้ - Outlook