สร้าง Filter ให้กับ Google Mail

เวลาต้องมานั่งหาอีเมลสำคัญ ใน Inbox ที่มีอีเมลกองเป็นภูเขา แค่คิดก็ชวนเวียนหัวแล้วครับ

ถึงแม้ว่าจะสามารถ Search ได้ แต่บางทีคำค้นที่ใช้อย่างไม่เหมาะสมก็จูงอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องตามมาเป็นพรวน ซึ่งก็ยังคงใช้เวลาในการหาอีเมลสำคัญๆ ที่ว่าอยู่ดี ยิ่งเวลารีบๆ แล้วหาอีเมลที่ต้องการไม่เจอ ยิ่งชวนหงุดหงิด (ไม่รู้เป็นกันไหม)

จริงๆ การสร้าง Filter มันก็คือการค้นหาอีเมลด้วยคำค้นนั่นแหละครับ เพียงแต่หลังจากค้นหาแล้ว ระบบจะสร้างตัวกรอง จะจดจำตัวกรองนี้ เพื่อสร้างคำสั่งบางอย่างอัตโนมัติ เช่น กรองอีเมลของลูกค้าสำคัญแล้วกำหนดให้เป็น important mail เป็นต้น

การกรองอีเมลให้เราเริ่มจากไปที่ Setting

2559-08-04 04_59_51-Inbox (3) - testuser@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นเลือกเมนู Filters and Blocked Address แล้วเลือก Create a new filter

2559-08-08 09_18_26-Settings - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นก็เลือกค้นหาด้วยคำค้นที่ต้องการ (เรื่องการค้นหาผมไม่ขออธิบายนะครับ) จากนั้นคลิกที่ Create filter with this search

2559-08-08 09_19_36-Settings - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้น กำหนดว่าเมื่อมีอีเมลที่ตรงกับเงื่อนไข เราจะจัดการอีเมลนั้นอย่างไร จากตัวอย่าง เมื่อมีอีเมลที่ส่งจาก domain name ที่ระบุ ให้กำหนดเป็น important mail

2559-08-08 09_20_30-Search results - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

ก่อนจะคลิกที่ปุ่ม Create filter สังเกตที่ Also apply filter to … matching conversations ซึ่งหมายถึงการค้นหาด้วยคำค้นใน inbox ณ ขณะนี้ พบอีเมลที่ตรงกับคำค้นทั้งหมด กี่ฉบับ และหากทำเครื่องหมายหน้าหัวข้อ จะส่งผลให้ filter ที่สร้างนี้ มีผลกับอีเมลที่อยู่ใน Inbox ที่ตรงตามเงื่อนไขด้วย

แต่ถ้าไม่ได้ทำเครื่องหมาย แล้ว Create filter ไปเลย จะทำให้ filter ที่สร้างนี้ มีผลกับอีเมลที่จะเข้ามาใหม่เท่านั้น

ตัวอย่างการสร้าง filter ที่พบเห็นบ่อยๆ คือ filter พวกข่าว หรือโฆษณา โดยอาจกำหนดเป็น Label เพื่อง่ายต่อการดู ในกรณีจำเป็น (บางทีไม่ใช่ spam เพียงแต่ไม่อยากให้มาอยู่ใน inbox) หรือสั่งลบอีเมลที่ส่งจากบุคคลที่ไม่น่าเชื่อถือ เป็นต้น