เปรียบเทียบบริการที่ได้จาก Google Apps ในแต่ละ Edition

พอผมได้ลองนึกถึงตอนผมใช้ Google Apps ย้อนไปแค่เมื่อ 2 ปีก่อน เปรียบเทียบกับปัจจุบัน ผมมีความรู้สึกว่ามันมีอะไรที่เปลี่ยนไปเยอะมาก และสิ่งหนึ่งที่เปลี่ยนอย่างเห็ดได้ชัดคือ หน้าตา UI ของ Google Apps เปลี่ยนไปอย่างชัดเจน พร้อมกับชื่อเรียกใหม่ Google Apps for Work (เดิมใช้ชื่อ Google Apps for Business)

บทความนี้ผมคงไม่ขออธิบายว่า Google Apps for Work นั้นแตกต่างจาก Gmail ที่เราใช้ส่วนบุคคลอย่างไร แต่ผมจะมาอัปเดทให้ฟังว่า ในแต่ละ Edition ของ Google Apps นั้น เราได้รับบริการอะไรจาก Google บ้าง
Google นั้นได้แบ่งบริการออกเป็น 3 Edition คือ Google Apps Unlimited, Google Apps for Work และ Legacy free edition of Google Apps โดยตัว Legacy free edition ปัจจุบันไม่เปิดให้ลูกค้าสมัครใหม่แล้ว แต่ผู้ที่เคยได้สิทธิ์นี้อยู่ ก็ยังคงจะใช้เวอร์ชันนี้ได้ต่อไป
สำหรับตารางเปรียบเทียบบริการที่ได้รับจาก Google ในแต่ละ Edition นั้น สามารถดูได้ที่ ลิงค์นี้ ครับ แต่หากท่านใดขี้เกียจอ่านรายละเอียดเยอะๆ ผมจะขอสรุปที่น่าสนใจไว้ด้านล่างนี้นะครับ
Service
Google Apps Unlimited
Google Apps for Work
Legacy free
Gmail, Calendar, Contacts, Drive, Docs, Hangout
Other Google services: Blogger, YouTube, and more
Web forums and shared inboxes X
Google Vault X ($5/user/month) X
ขนาดพื้นที่สำหรับ Email, document, image unlimited 30 GB 15 GB
รับประกัน 99.9% uptime X
บริการ phone support และ Priority email support : 24/7 X
อีเมลภายใต้ domain ขององค์กร (you@yourcompany.com)
รองรับการทำเว็บไซต์ด้วย Google Site (www.yourcompany.com) X
2-step verification
Single Sign On (SSO)
ระบบการจัดการ Mobile device ในองค์กร X
ระบบ auditing and reports บน Google Drive X X
ระบบ administrator controls บน Google Drive X X
สร้าง Mailing List โดย Admin
สร้าง Mailing List โดย users
ซิงค์ข้อมูลผู้ใช้กับ LDAP server ขององค์กร X

นี่คือความแตกต่างของบริการที่ได้รับจาก Google เมื่อคุณเป็นลูกค้า Google Apps ในแต่ละ Edition คุณก็จะได้รับการบริการที่แตกต่างกัน โดยหลักๆ แล้ว เมื่อเทียบระหว่างเวอร์ชัน Legacy free กับ 2 เวอร์ชัน ความแตกต่างจะเห็นได้อย่างชัดเจน

โดย Legacy free นั้นแทบจะไม่มีฟีเจอร์สำหรับการจัดการในระดับองค์กรเลย แม้แต่การรับประกันจาก Google ก็ไม่ครอบคลุมในส่วนของ Legacy free edition เพราะฉะนั้นผู้ใช้กลุ่มนี้หากต้องการฟีเจอร์ระดับองค์กรจริงๆ จะต้องยอมจ่ายค่าบริการในระดับที่สูงขึ้นไป

ส่วนความแตกต่างระหว่าง Google Apps for work กับ Google Apps Unlimited นั้นมีเพียงแค่กี่อย่าง เช่น บริการ Google Vault ที่ เวอร์ชัน Unlimited นั้น ลูกค้าจะได้รับบริการส่วนนี้ทันที แต่หากเป็น Google Apps for Work จะต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติมในอัตรา $5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน

กับอีกเรื่องใหญ่เลยคือ ระบบ audit และ report ซึ่งจะต้องใช้บริการ Google Apps Unilimited จึงจะได้บริการในส่วนนี้ รวมไปถึง administrator control บน Google Drive ด้วย

ประเด็นสุดท้ายน่าจะเป็นเรื่องพื้นที่ให้บริการ ที่ทุกเวอร์ชันจะมีการจำกัด storage อยู่ เว้นแต่เพียงเวอร์ชัน Unlimited ที่สามารถให้คุณเก็บข้อมูล ในปริมาณไม่จำกัด

สรุปคือเราจะเห็นได้ว่า บริการของ Google Apps นั้นจะเน้นให้ความสำคัญไปที่องค์กรธุรกิจ บริการในระดับ Enterprise จึงถูกระบุอยู่ในเวอร์ชันที่มีค่าใช้จ่ายในการใช้บริการ โดยค่าใช้จ่ายสำหรับการใช้บริการ Google Unlimited จะอยู่ที่ $10 ต่อ user ต่อปี และ Google Apps for Work จะอยู่ที่ $5 ต่อ user ต่อปี

ราคานี้ผมถือว่าค่อนข้างโหดร้ายต่อผู้ประกอบการในประเทศไทยไปหน่อย เนื่องจาก Google เขาคิดราคาอัตราเดียวกันทั่วโลก และไม่ได้มองว่าค่าเงินในแต่ละประเทศนั้นแข็ง หรืออ่อนอย่างไร เมื่อคิดเป็นเงินบาทก็จะตกอยู่ที่ประมาณ 1,700 บาทต่อคนต่อปี ซึ่งถ้ามีพนักงานประมาณ 100 คน ค่าใช้จ่ายก็จะเท่ากับ 170,000 บาทต่อปีเลยทีเดียว T^T

อย่างไรก็ดี บริการที่เราได้จาก Google นั้นถือว่าคุ้มค่าอยู่มาก เพราะหาเราจะต้องทำระบบอีเมลด้วยตนเอง และมีฟีเจอร์แบบเดียวกับ Google นั้น ราคาที่ว่ามาถือว่าจิ๊บๆ มาก

แต่ผมก็ยังถือว่า Google ใจป้ำพอสมควรนะครับ เพราะหากเป็นโรงเรียน หรือสถานศึกษา และมีเงื่อนไขตามที่ Google กำหนด เขาให้สถานศึกษานั้น ใช้บริการ Google Apps ฟรี ไม่ได้ฟรีแค่อาจารย์อย่างเดียวนะครับ ทั้งนักเรียน นักศึกษา คณาจารย์ เจ้าหน้าที่ ทุกคนสามารถใช้บริการฟรีทั้งหมด

และที่สำคัญกว่านั้นคือ บริการที่ได้รับนั้นเทียบเท่ากับ Google Unlimited เลยทีเดียว

สาเหตุที่ Google จัดหนักให้ขนาดนี้ เพราะเขาถือว่าการศึกษานั้นเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่ง และหากสามารถเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัย เป็นส่วนประกอบในการเรียนรู้ของนักศึกษาได้ จะสามารถเพิ่มศักยภาพของการพัฒนาด้านการศึกษาอีกมาก

หากท่านใดสนใจลองหาข้อมูลเกี่ยวกับ Google for Work หรือ Google Apps for Education เพิ่มเติมได้ หรือจะติดต่อเข้ามาทางทีมงานของ Osdev ก็ได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษา และช่วยเหลือครับผม[rev_slider

จะใช้งาน Gmail พร้อมกันหลายๆ account อย่างไร

สำหรับผู้ใช้มี Gmail และ/หรือ Google Apps หลาย account และต้องการสลับใช้งานระหว่างแต่ละ account ถ้าคุณจะต้องมานั่ง Log Out แล้ว Log In บ่อยๆ คงลำบากแน่ๆ

คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้งาน Google Account อื่น โดยไม่จำเป็นต้อง Log Out แล้ว Log In ใหม่ได้

เริ่มต้นโดยการคลิกไอคอนสัญลักษณ์ หรือรูปภาพที่ใช้แทนตัวเราที่อยู่มุมบนขวามือ ของหน้าจอ Google Mail จากนั้นคลิกปุ่ม Add account

2559-08-04 07_14_48-Fwd_ เปิด e-mail 5 user - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นให้ใส่ username ของ Google account ที่ต้องการเพิ่มลงไป จะเป็น Gmail account หรือ Google Apps account ก็ได้

2559-08-04 08_14_26-Gmail

จากนั้นให้กดปุ่ม Next แล้วระบุรหัสผ่านเข้าใช้งานอีเมลดังกล่าว

เมื่อทำการ Log In เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็จะเข้าสู่หน้าจอใช้งาน Google Mail ของ account ใหม่ที่เพิ่มเข้าไป

ในคราวถัดๆ ไปที่ใช้งาน เมื่อต้องการสลับไปใช้ Google account ที่ได้เคยเพิ่มไว้แล้ว ก็เพียงแค่คลิกที่ไอคอนมุมบนขวาเช่นเดิม แล้วเลือก account ที่เคยเพิ่มลงไป ได้ตามต้องการ

2559-08-04 08_15_25-Inbox - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

เราสามารถเพิ่ม Google account ในลักษณะนี้ ได้หลาย account เวลาจะเรียกใช้ ก็เพียงเลือก account ที่ต้องการเข้าใช้งาน browser ก็จะไปเปิดแท็บใหม่ โดยแสดงข้อมูลของ account นั้นๆ

สิ่งที่ควรรู้

  • ถึงแม้ว่าจะสามารถสลับ Google account เพื่อใช้งานได้หลาย account ก็ตาม แต่การเข้าถึง application บางอย่าง ที่ผูกกับ Google account จะมีผลเฉพาะกับ account หลักเท่านั้น ในส่วนนี้จึงต้องระวังในการเข้าใช้งาน application เหล่านั้นด้วย

การปรับ Default View บน Google Calender

หน้าจอแสดงผลเริ่มต้นของ Google Calendar มักจะแสดงผลเป็นแบบ Week ซึ่งสำหรับตัวผมไม่ค่อยถนัดดูแบบ Week เท่าไร แต่ถนัดดูแบบ Month มากกว่า อาจจะเพราะเคยชินกับการดูปฏิทินแบบตั้งโต๊ะ และนัดหมายของผมเองไม่ได้มีมาก เลยไม่จำเป็นต้องเห็นรายละเอียด

บทความนี้ก็จะเลยมาแนะนำวิธีการตั้งค่า Default View บน Google Calendar กันครับ ว่าจะเปลี่ยน Default View ไปเป็นรูปแบบอื่นกันอย่างไร

2559-08-04 06_27_24-Osdev - Calendar - Week of Jul 31, 2016

เริ่มต้นจากให้เลือก Setting บน Google Calendar

2559-08-04 06_30_03-Osdev - Calendar - Week of Jul 31, 2016

ในหน้าจอตั้งค่า เลือกแท็บ General แล้วให้มองหาหัวข้อ Default View ในหัวข้อนี้ เราสามารถเลือกได้ครับว่า ต้องการเปลี่ยน Default View ของปฏิทินเป็นรูปแบบอืนเช่น Day, Month หรืออื่นๆ

2559-08-04 06_30_37-Osdev - Calendar - General Settings

อย่าลืมเลื่อนขึ้นไป Save ด้วยนะครับ ไม่อย่างนั้น ก็จะกลับไปใช้รูปแบบเดิมอยู่เหมือนเดิม

เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว Default View ก็จะถูกเปลี่ยนไปเป็นตามที่เราเลือกแล้วครับ

วิธีการตั้งค่าเพื่อ forward mail ไปยัง account อื่น

googleapps-for-work

เริ่มต้นจากให้เราไปที่ Setting ของ Google Apps Account ของเรา ที่ต้องการจะ Forward Mail ออก

2559-08-04 04_59_51-Inbox (3) - testuser@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นเลือกที่แท็บ Forwarding and POP/IMAP แล้วคลิกที่ปุ่ม Add a forwarding address

2559-08-04 05_00_48-Settings - testuser@osdev.co.th - Osdev Mail

จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้เรากรอก Email Address ของคนที่เราต้องการ forward ไปหา

2559-08-04 05_02_25-Settings - testuser@osdev.co.th - Osdev Mail

ยืนยันอีกครั้ง

2559-08-04 05_02_58-Confirm forwarding address

จากนั้นจะมีข้อความแจ้งว่า ระบบได้ส่งอีเมลไปยัง Email Address ปลายทางที่เราระบุไว้เรียบร้อยแล้ว จากนั้นให้ตรวจสอบอีเมลแล้วคลิกลิงค์ที่ส่งมาในอีเมล เพื่อเป็นการยืนยัน

2559-08-04 05_13_16-(#518980041) Osdev Forwarding Confirmation - Receive Mail from testuser@osdev.co

หรือนำรหัส (confirmation code) ที่ส่งมากับอีเมล ไปกรอกเพื่อยืนยัน

2559-08-04 05_17_18-Settings - testuser@osdev.co.th - Osdev Mail

หลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนยืนยันเกี่ยวกับการ forward mail เรียบร้อยแล้ว กลับมาที่หน้าจอ setting ที่แท็บ Forwarding and POP/IMAP จะสังเกตเห็นว่ามีรายการ forward … เพิ่มขึ้นมา

2559-08-04 05_19_22-Settings - testuser@osdev.co.th - Osdev Mail

เลือกหัวข้อ Forward a copy of incoming mail to : โดยเลือก Email Account ที่ได้ยืนยันเมื่อสักครู่ เป็นอันเสร็จสิ้นการตั้งค่า Forward อีเมล อัตโนมัติครับ

สิ่งที่ควรรู้

  • การตั้งค่า Forward Mail ในลักษณะนี้ สามารถตั้งค่าการส่งออกไปยัง account ได้เพียง account เดียวเท่านั้น โดยหากต้องการ Forward Mail ไปยังบุคคลอื่นมากกว่า 1 account ให้ใช้การกำหนด Filter แทน
ที่มารูปภาพ : http://www.googleappsservicedubai.com/