วิธีการ Export Contact ไปยัง Google Account อื่น

กรณีที่มีบัญชี Google มากกว่า 1 แล้วต้องการ Export Contact จากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง ทำได้โดยการ

2560-03-07 11_39_30-Contact Manager - tatat@osdev.co.th - Osdev Mail

Log In เข้าใช้งาน Google Mail ที่ต้องการย้าย Contact ออกมา แล้วเลือกเมนู Contact จากนั้นเลือกรายการที่ต้องการ Export (ในที่นี้ผมเลือกทุกรายการโดยการคลิกกล่อง Select All ที่อยู่ด้านบน)Read More

การกำหนดวันหมดอายุให้เอกสารที่แชร์บน Google Drive

หลังจากที่ Google Apps for Work ได้เปลี่ยนชื่อบริการไปเป็น G Suite ก็มีคำถามว่า มีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง วันนี้ผมเลยเอาหนึ่งในฟีเจอร์ที่เพิ่มเข้ามาหลังจากเปลี่ยนชื่อบริการเป็น G Suite มาแนะนำกันนะครับ

ฟีเจอร์นี้อยู่บน Google Drive นะครับ โดยฟีเจอร์ที่เพิ่มเข้ามานี้ จะช่วยให้สามารถกำหนดวันหมดอายุให้กับเอกสารที่แชร์ไว้ได้

สำหรับวิธีการนั้น ผมขอนำวีดีโอที่ทาง Google ได้ทำขึ้นมา เพื่อแนะนำวิธีการแบบสั้นๆ ง่ายๆ มาให้ดูกันนะครับRead More

การส่งอีเมลโดยแนบรูปจากบน Google Drive

การแนบรูปภาพไปพร้อมกับอีเมล (ด้วยการ attach file) ไม่ใช่เรื่องแปลก และใช้งานยากเย็นอะไร และทุกๆ ท่านที่ใช้อีเมลเป็นประจำน่าจะเป็นอะไรที่คุ้นเคยกันอยู่แล้ว แต่ในวันนี้ผมจะพูดถึงการส่งอีเมลโดยแนบรูปจาก Drive ซึ่งวิธีนี้จะช่วยลด และป้องกันปัญหาหลายๆ อย่างที่อาจจะเกิดขึ้นได้ครับ

กล่าวถึงปัญหาในการแนบรูปภาพ หรือไฟล์อื่นๆ ในรูปแบบ attachment นั้น ใครหลายๆ คนอาจจะเจอปัญหาอย่างเช่น อีเมลตีกลับ เนื่องจากไฟล์แนบใหญ่เกินไป หรือบางท่านอาจจะพบปัญหาเกี่ยวกับข้อจำกัดในการใช้งานของ Google Apps ที่มีการจำกัดข้อมูลที่มีการส่งในแต่ละวัน (สามารถดูรายละเอียดได้จาก Brandwitch Limit)

การอัปโหลดรูปภาพ หรือไฟล์ขึ้น Drive เพื่อจะส่งอีเมลนั้น จะเริ่มจากการอัปโหลดไฟล์ขึ้น Drive ก่อน หรือเริ่มจากการร่างอีเมลเลยก็ได้ ซึ่งผมจะขออธิบายในส่วนของการอัปโหลดไฟล์ขึ้น Drive ก่อนนะครับRead More

ส่งอีเมลผ่าน PowerShell บน Windows ด้วย Gmail Account

พอดีมีบุคคลที่ผมนับถือท่านหนึ่ง สอบถามเข้ามาเกี่ยวกับเรื่องนี้ ผมเลยหาข้อมูล แล้วก็ทดสอบ จนได้ผลลัพธ์ออกมา โดยส่วนตัวไม่เคยทำอะไรประมาณนี้ แต่ในเมื่อมีคำถาม ก็เลยต้องหาคำตอบครับ

ออกตัวก่อนว่าผมไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ Script หรือ Command Line แต่อย่างใด ก็เลยจะขออธิบายในแบบลูกทุ่งๆ หน่อยนะครับ

โดยจริงๆ แล้วมีหลากหลายวิธีที่จะใช้ส่งอีเมลผ่านทาง PowerShell แต่วิธีที่จะแนะนำนี้ คือวิธีที่ผมได้ทดสอบแล้วผ่าน ไม่มีปัญหาใดๆ

Gmail PowerShell

Read More

รู้ยัง! ค้นหาเอกสารบน Google Drive มันง่ายมาก

Google ได้เปิดเผยฟีเจอร์เกี่ยวกับการค้นหาเอกสารที่เก็บไว้บน Google Drive ว่ามีวิธีค้นหาได้อย่างง่ายๆ โดยให้เราค้นหาด้วยคำที่เราใช้พูดในชีวิตประจำวันนั่นแหละ เดี๋ยว Google เขาจะเดาให้เราเอง แต่ขอบอกก่อนว่าเขาทำมารองรับกับภาษาอังกฤษนะครับ ภาษาไทยผมยังไม่ได้ทดสอบแบบจริงๆ จังๆ แต่ถ้าค้นหาตามแบบปกติน่ะใช้ได้ครับ แต่ด้วยวิธีที่กำลังจะเล่าให้ฟังนี้ คงต้องฝากเพื่อนๆ ไปลองกันดูอีกแรงละกันนะครับ

googledrivesearchGoogle ได้โฆษณาเกี่ยวกับการค้นหาบน Google Drive ประมาณว่า คุณสามารถค้นหาด้วยวิธีการเดียวกับที่คุณใช้สื่อสารในชีวิตประจำวัน

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการค้นหาเอกสารเกี่ยวกับต้นทุนของคุณในช่วงตั้งแต่เดือนธันวาคมที่ผ่านมา คุณก็สามารถค้นหาด้วยคำว่า “find my budget spreadsheet from last December” หรือถ้าคุณต้องการค้นหาเอกสารนำเสนอ ที่ได้รับมาจากเพื่อนร่วมงานของคุณคนหนึ่ง ก็สามารถค้นหาด้วยคำว่า “show me presentations from Anissa”

 

การค้นหาในลักษณะนี้ Google จะทำการเดาสิ่งที่เราต้องการ จากคำค้นหาในรูปแบบคำพูดที่เราใส่เข้าไป และจะปรากฎเป็นข้อความเพื่อให้เรายืนยันว่า สิ่งที่ค้นเจอนี้เป็นสิ่งที่เราต้องการใช่หรือไม่

2559-09-23 14_31_05-Fwd_ Google Apps update alerts - witcha@osdev.co.th - Osdev Mail

และนี่ก็เป็นอีกฟีเจอร์เล็กน้อย ที่นับว่ายิ่งใหญ่ เพราะการค้นหาข้อมูล ยิ่งง่าย สะดวก และรวดเร็วเท่าไร ยิ่งช่วยให้เราเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น การทำงานก็ไม่สะดุดอีกด้วยล่ะครับ

ด้านล่างเป็นวีดีโอตัวอย่างผลลัพธ์ของการค้นหา ด้วยวิธีที่กล่าวมา ของทาง Google นะครับ หวังว่าเพื่อนๆ จะชอบใจนะครับ แล้วโอกาสหน้าพบกันใหม่ครับ

ขอขอบคุณข้อมูล และรูปภาพจาก : google.com ครับ

เชื่อมต่อ Google Apps กับ iOS

วันนี้มาเอาใจสาวก Apple หน่อยนะครับ โดยผมจะพูดถึงวิธีการเชื่อมต่อระหว่าง Google Apps กับ iOS จริงๆ แล้วบทความนี้ผมเคยเขียนมาเมื่อนานมาแล้ว แต่พอดี iOS เวอร์ชันหลังๆ นี้ UI และวิธีการในการเชื่อมต่อมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย ก็เลยถือโอกาส อัพเดตข้อมูลไปเลยแล้วกันนะครับ (iOS ที่ผมใช้งาน และเป็นตัวอย่างในบทความนี้เป็น iOS 10 นะครับ)

GoogleAppswithiOS

เริ่มต้นด้วยการเข้าไปที่ Setting ของ iOS บน iPhone หรือ iPad ก็ได้ครับ แล้วเข้าไปที่ตั้งค่าของ Mail, Contacts, Calendars

Read More

แก้ปัญหา Connect Google Mail ผ่าน Outlook ไม่ได้

จากบทความก่อนนี้ ที่ผมพูดถึงวิธีการ connect Google Mail ด้วย Outlook ผ่าน IMAP protocol แล้วมี เพื่อนๆ บางคนบอกว่า ทำตามขั้นตอนแล้ว มันไม่ผ่าน โดยมี ERROR แจ้งแบบนี้

2985534ว่าแล้วก็เลยไปหาข้อมูล จึงได้พบคำตอบว่า มีการประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงระบบความปลอดภัยว่า ตั้งแต่วันที่ 15 กรกฎาคม 2014 เป็นต้นมา Google ได้เพิ่มมาตราการรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ Google เกี่ยวกับสิทธิ์พื้นฐานในการตั้งค่าซิงค์บนแอพพลิเคชัน หรืออุปกรณ์อื่น

สำหรับมาตรการความปลอดภัยนี้ เพื่อป้องกันมิให้ผู้ไม่หวังดี ลอบเข้ามาขโมยข้อมูล ผ่านช่องทางดังกล่าว ผู้ที่มีความประสงค์จะซิงค์ข้อมูลบนแอพพลิเคชัน หรืออุปกรณ์อื่นจะต้องยินยอม โดยการเปิดช่องทางสำหรับการเชื่อมต่อดังกล่าว

วิธีการคือ ให้ไปที่หน้าจอการตั้งค่า Account ของเรา ที่อยู่มุมบนขวามือของหน้าจอ Google Mail ของเรา

2559-09-06 17_03_34-connect google apps with ms outlook through IMAP protocol - tatat.t@osdev.co.th

จากนั้นเลือกตรงหัวข้อ Sign-in & Security

2559-09-06 17_05_21-My Account

จากนั้นให้เลื่อนหน้าจอลงมาเรื่อยๆ จนเจอหัวข้อว่า Allow less secure apps โดยให้เลื่อนปุ่มด้านหลังจาก OFF เป็น ON

chap3-pic18

จากนั้นก็ให้ลอง Connect ผ่าน Outlook ใหม่อีกครั้ง จะพบว่าคราวนี้ สามารถ Connect ผ่านแล้วครับ

การเปิดเพื่อยอมรับให้เข้าถึง Google Account ผ่านทางแอพพลิเคชันอื่นๆ ถือว่าเป็นความเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมข้อมูล เพราะฉะนั้นเราจำเป็นต้องเรียนรู้ที่จะป้องกันความเสี่ยงเหล่านั้น โดยวิธีง่ายๆ อย่างหนึ่งคือการหมั่นเปลี่ยน Password บ่อยๆ ถึงแม้ว่าจะไม่สามารถป้องกันได้มากนัก แต่ก็เป็นสิ่งง่ายๆ ที่เราทำได้ อย่างน้อยก็ดีกว่า ไม่ป้องกันอะไรเลยครับ

connect MS Outlook กับ Google Apps ผ่าน IMAP Protocol

จากประสบการณ์ ผู้ใช้งานอีเมลส่วนใหญ่มักจะชอบใช้ Email ผ่าน mail client อาจจะเป็นเพราะเคยชิน หรือนิยมชมชอบเจ้า MS Outlook ก็ไม่ทราบได้ แต่เดิมผมก็ไม่ค่อยชอบการใช้ mail client นัก แต่ตอนนี้ เริ่มรู้สึกว่า มันก็มีอะไรดีๆ เหมือนกัน

สำหรับ email client ก็จะมีหลากหลายตัวให้เลือกใช้ครับ แต่ที่นิยมที่สุดคงหนีไม่พ้นยี่ห้อคุ้นหูอย่าง Microsoft นั่นคือเจ้า MS Outlook นั่นเอง

Google Apps Sync

วิธีการเชื่อมต่อ MS Outlook กับ Google Apps นั้นก็สามารถทำได้หลายช่องทาง แต่ในวันนี้ขอพูดถึงการเชื่อมต่อผ่าน IMAP Protocol ละกันนะครับ

ก่อนอื่นเลย ให้เพื่อนๆ log in เข้าไปที่ Google Apps account ของเราผ่านทางหน้าเว็บก่อน เพื่อไปเปิดการเชื่อมต่อผ่านทาง IMAP Protocol ซึ่งโดยปกติแล้ว Google Apps จะปิดไม่ให้มีการเชื่อมต่ออยู่

2559-09-02 08_37_15-Fwd_ MS-Outlook - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นก็เลือกรายการ Forwarding and POP/IMAP ที่อยู่ด้านบน

2559-09-02 08_39_26-Settings - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

ในส่วนของ IMAP Access ให้เลือก Enable IMAP รายละเอียดส่วนอื่นๆ ยังไม่ต้องสนใจนะครับ จากนั้นให้คลิกบันทึก

การตั้งค่าในส่วนของ Google Apps ก็มีเท่านี้ครับ ถัดมาเรามาดูในส่วนของ MS Outlook ที่จะเชื่อมต่อมายัง Google Apps กับบ้างครับ

สำหรับท่านที่ไม่มี MS Office ก็ต้องติดตั้งก่อนนะครับ โดยเลือก Edition ที่มี MS Outlook นะครับ ที่แนะนำคือจะเป็น Microsoft Office Home & Business หรือ Microsoft Office Professional นะครับ (ดูรายละเอียดจาก ลิงค์นี้ ครับ) ราคาไลเซนส์ของ MS Office Home & Business ก็อยู่ราวๆ 10,000 บาท และ MS Office Professional อยู่อยู่ราวๆ 18,000 บาท จะแพง จะถูก กว่านี้ ก็ขึ้นอยู่กับจำนวนที่ซื้อ และอำนาจการต่อรองราคาของคุณแล้วครับ

แน่นอนว่าส่วนตัวผมไม่มีปัญญาไลเซนส์แน่นอนอยู่แล้ว ที่เอามาทดสอบ เพื่อเขียนบทความนี้ เป็น trial version ใช้ได้แค่ 30 วัน หลังจากนั้นก็โบกมือบ๊าย บาย มันได้เลย

2559-09-02 09_22_00-การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ Microsoft Outlook

ขั้นตอนแรกหลังจากเปิดโปรแกรม MS Outlook ขึ้นมา ก็จะมีคำถามขึ้นมาถามว่า คุณต้องการเชื่อมต่อกับ Microsoft Exchange Server หรือ เชื่อมต่อไปยัง Email Account อื่นๆ ผ่าน POP, IMAP หรือ Exchange ActiveSync ไหม ซึ่งในที่นี้เราจะเชื่อมต่อด้วย IMAP ไปยัง Google Apps จึงเลือกใช่ แล้วคลิดถัดไปได้เลย

2559-09-02 09_25_16-เพิ่มบัญชีผู้ใช้

ขั้นตอนถัดมาให้เลือกรายการ “ติดตั้งด้วยตนเอง หรือชนิดเซิร์ฟเวอร์อื่นๆ” แล้วกดปุ่ม ถัดไป

2559-09-02 09_26_38-เพิ่มบัญชีผู้ใช้

ถัดมาก็ให้เลือกหัวข้อ “POP หรือ IMAP” แล้วก็กดปุ่ม ถัดไป

2559-09-02 09_29_50-เพิ่มบัญชีผู้ใช้

ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนสำคัญ โดยให้เรากำหนดรายละเอียดของ Google Apps ของเรา โดยให้ใส่รายละเอียดดังนี้

Full Name (ชื่อของคุณ) : ให้ระบุชื่อของคุณลงไป

Email Address (ที่อยู่อีเมล) : ให้ระบุอีเมลของคุณลงไป

ชนิดบัญชี : ให้เลือกเป็น IMAP

Incoming Mail Server (เซิร์ฟเวอร์จดหมายขาเข้า) : ให้ระบุโดยดูตามรูปตัวอย่างด้านบน

Outgoing Mail Server (เซิร์ฟเวอร์จดหมายขาออก) : ให้ระบุโดยดูตามรูปตัวอย่างด้านบน

Username (ชื่อผู้ใช้) : ให้ระบุชื่ออีเมลเต็มๆ

Password (รหัสผ่าน) : ให้ระบุรหัสผ่านในการเข้าใช้งานอีเมลของคุณ

จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม “การตั้งค่าเพิ่มเติม”

2559-09-02 09_35_07-การตั้งค่าอินเทอร์เน็ตอีเมล

ในแท็บ Outgoing Mail Server (เซิร์ฟเวอร์ขาส่งออก) ให้ทำเครื่องหมายหน้าหัวข้อ การรับรองความปลอดภัย จากนั้นเลือกที่แท็บขั้นสูง หรือ Advanced

2559-09-02 09_37_27-การตั้งค่าอินเทอร์เน็ตอีเมล

กำหนดรายละเอียดตามรูปตัวอย่างด้านบน จากนั้นกดปุ่ม ตกลง แล้วก็เริ่มเชื่อมต่อ หลังจากการเชื่อมต่อ ระบบจะทำการดึงข้อมูล เมื่อเสร็จเรียบร้อยก็สามารถใช้งานได้ทันที

2559-09-02 09_40_39-Outlook วันนี้ - Outlook

โดน Google ล็อค เนื่องจากใช้เกิน Bandwidth Limit

สดๆ ร้อนๆ กับปัญหาที่ลูกค้าถามเข้ามา จึงได้ศึกษาข้อมูล โดยปรึกษาไปที่ทีมงานของ Google Apps Support จนถึงบางอ้อ เลยเอามาเล่าให้เพื่อนๆ ฟังกันนะครับ

Screen-shot-2011-07-06-at-7.17.19-AM

มีเพื่อนๆ คนไหน เคย Log In เข้าใช้ Google Apps ของเรา แล้วพบกับข้อความ เหมือนกับรูปด้านบนนี้ไหมครับ ถ้าไม่เจอก็ดีแล้วล่ะครับ แต่ถ้าเคยเจอ ปัญหานี้เกิดขึ้นได้อย่างไร และจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไร

ผู้พบเจอปัญหานี้แจ้งว่า เขาไม่สามารถเข้าใช้งาน Gmail ของเขาได้ โดยขึ้นข้อความแจ้งดังรูปด้านบน แล้วถามผมว่า ทำไม Google ถึงล็อค account ของเขา

ตรวจสอบไป ตรวจสอบมา ทำให้พบว่า ผู้ใช้ท่านนี้ เขาใช้งานเกินลิมิต ที่เรียกว่า Bandwidth Limit

หลายคนสงสัยว่าทำไม Google เขามีลิมิตการใช้งานอะไรพวกนี้ด้วยหรือ คำตอบคือมีครับ มีหลายข้อด้วย และเหตุผลก็มีทั้งเรื่องความปลอดภัย การป้องกันการละเมิดสิทธิส่วนบุคคล และอีกหลาย ต่อหลายเหตุผล

ว่ากันที่ Bandwidth Limit กันดีกว่าครับ ว่า Google เขาลิมิตอะไรในหัวข้อนี้

2559-08-19 17_54_20-Bandwidth limits - Google Apps Administrator Help

รูปด้านบนนี้ผม capture มาแค่ตารางรายการนะครับ ส่วนข้อมูลเต็มๆ ดูได้จากลิงค์นี้ครับ https://support.google.com/a/answer/1071518?hl=en&ref_topic=6013516

หัวข้อ Bandwidth limits นั้น คืออะไร ผมยกตัวอย่าง Upload via web client นะครับ ทาง Google Apps Support ได้ยกตัวอย่างว่า ถ้าเราล็อคอินใช้ Gmail ผ่านหน้าเว็บ แล้วมีการส่งอีเมล โดยแนบไฟล์ขนาด 20 MB ไปกับอีเมล อันนี้ก็ถือว่าเราได้อัปโหลดข้อมูลขนาด 20MB ผ่านทาง web client แล้ว

แต่เคสนี้ยังไม่โดนล็อคนะครับ เพราะยังไม่เกิน limit ที่กำหนดว่าไม่เกิน 300MB ต่อชั่วโมง และไม่เกิน 500MB ต่อวัน แต่ถ้าเราส่งอีเมลที่แนบไฟล์ขนาด 20MB ถึงผู้รับ 20 คนพร้อมกันล่ะ

ทีนี้ล่ะครับ เกินลิมิตแน่นอนครับ เพราะเวลานับค่าการอัปโหลดในเคสนี้จะเท่ากับ 20MB x 20 คน = 400MB ถ้าข้อความนี้ส่งผ่านภายใน 1 ชั่วโมงแล้วล่ะก็ เกินลิมิตแน่นอน เพราะกำหนดไว้ที่ 300MB ต่อชั่วโมง

อีกตัวอย่างหนึ่งคือ Bandwidth Limit สำหรับ IMAP และ POP Protocol ที่กำหนด limit ไว้ที่ 2500MB ต่อวัน สำหรับ IMAP และ 1250MB ต่อวันสำหรับ POP ทีนี้ลองนึกภาพพื้นที่ใน Gmail ของเรา ที่ให้เยอะมาก (15GB สำหรับ Gmail และ 30GB สำหรับ Google Apps for Works)

กรณีที่มีอีเมลอยู่เกือบเต็มพื้นที่ที่มีอยู่ แล้วเผอิญผมเพิ่งซื้อมือถือมา แล้วผมก็ได้ Sync Google Account บนมือถือ ผ่าน IMAP protocol โดยปกติมันก็จะดูดเอาข้อมูลลงมาหลังจากที่เรากำหนดค่าอีเมลครบ

ปัญหาคือถ้ามันดูดมาหมด ก็มีโอกาสที่จะเกินลิมิตในที่นี้แน่นอน

เกิดอะไรขึ้นหลังจากโดน Lock ไปแล้ว ปกติแล้วหลังจากโดน Lock ผ่านไป 24 ชั่วโมง ก็จะกลับมาใช้งานได้ตามปกติ กรณีที่บางท่านจำเป็นต้องรีบใช้งานอีเมล โดยที่ไม่ต้องการรอถึง 24 ชั่วโมง และใช้งานเป็น Google Apps for Works คุณจะสามารถ Reset เพื่อให้ account ของคุณกลับมาใช้งานได้ใหม่ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านทาง Admin Panel

แต่ คุณจะสามารถ Reset User ได้เพียงแค่ 5 ครั้งเท่านั้น ถ้าเกินกว่า 5 ครั้ง Google ก็จะแบน account คุณถาวรเลยทีเดียว เพราะฉะนัั้นทางที่ดีควรระวังขณะใช้งานจะดีกว่า

สุดท้ายนี้มาพูดถึงกันบ้างดีกว่า ว่าเราจะทำอย่างไร เพื่อไม่ให้ใช้งานเกินกว่า Bandwidth limit ที่กำหนดไว้ เอาจากตัวอย่างของเราเลยนะครับ แทนที่เราจะแนบไฟล์ขนาด 20MB แล้วส่งให้ผู้รับ 20 คน เราเปลี่ยนวิธีการไป โดยอัปโหลดไฟล์ขนาด 20MB ไปยัง Google Drive แล้วตั้งการแชร์ให้ผู้ที่ได้รับลิงค์สามารถเข้าถึงเอกสารได้ จากนั้นก็ส่งลิงค์เอกสารนี้ผ่านทางอีเมล ไปให้ผู้รับทั้ง 20 คน แค่นี้ก็จะหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้แล้วครับ

การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งาน จริงๆ แล้วอาจจะทำให้คุณใช้งานสะดวกมาขึ้นก็เป็นได้ แต่การใช้งานแบบรู้เท่าไม่ถึงการณ์จนพบกับปัญหา ก็อาจช่วยให้คุณได้เรียบรู้ และปรับตัวไปได้พร้อมๆ กัน สำหรับผู้ที่เจอปัญหาลักษณะนี้ ผมถือว่าเป็นประสบการณ์ที่ดี มากกว่าประสบการณ์ที่เลวร้ายนะครับ

คราวหน้าจะมีอะไรมาเล่าให้ฟังกันอีก ลองติดตามกันดูนะครับ ขอบคุณครับ

สร้าง Filter ให้กับ Google Mail

เวลาต้องมานั่งหาอีเมลสำคัญ ใน Inbox ที่มีอีเมลกองเป็นภูเขา แค่คิดก็ชวนเวียนหัวแล้วครับ

ถึงแม้ว่าจะสามารถ Search ได้ แต่บางทีคำค้นที่ใช้อย่างไม่เหมาะสมก็จูงอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องตามมาเป็นพรวน ซึ่งก็ยังคงใช้เวลาในการหาอีเมลสำคัญๆ ที่ว่าอยู่ดี ยิ่งเวลารีบๆ แล้วหาอีเมลที่ต้องการไม่เจอ ยิ่งชวนหงุดหงิด (ไม่รู้เป็นกันไหม)

จริงๆ การสร้าง Filter มันก็คือการค้นหาอีเมลด้วยคำค้นนั่นแหละครับ เพียงแต่หลังจากค้นหาแล้ว ระบบจะสร้างตัวกรอง จะจดจำตัวกรองนี้ เพื่อสร้างคำสั่งบางอย่างอัตโนมัติ เช่น กรองอีเมลของลูกค้าสำคัญแล้วกำหนดให้เป็น important mail เป็นต้น

การกรองอีเมลให้เราเริ่มจากไปที่ Setting

2559-08-04 04_59_51-Inbox (3) - testuser@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นเลือกเมนู Filters and Blocked Address แล้วเลือก Create a new filter

2559-08-08 09_18_26-Settings - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้นก็เลือกค้นหาด้วยคำค้นที่ต้องการ (เรื่องการค้นหาผมไม่ขออธิบายนะครับ) จากนั้นคลิกที่ Create filter with this search

2559-08-08 09_19_36-Settings - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

จากนั้น กำหนดว่าเมื่อมีอีเมลที่ตรงกับเงื่อนไข เราจะจัดการอีเมลนั้นอย่างไร จากตัวอย่าง เมื่อมีอีเมลที่ส่งจาก domain name ที่ระบุ ให้กำหนดเป็น important mail

2559-08-08 09_20_30-Search results - tatat.t@osdev.co.th - Osdev Mail

ก่อนจะคลิกที่ปุ่ม Create filter สังเกตที่ Also apply filter to … matching conversations ซึ่งหมายถึงการค้นหาด้วยคำค้นใน inbox ณ ขณะนี้ พบอีเมลที่ตรงกับคำค้นทั้งหมด กี่ฉบับ และหากทำเครื่องหมายหน้าหัวข้อ จะส่งผลให้ filter ที่สร้างนี้ มีผลกับอีเมลที่อยู่ใน Inbox ที่ตรงตามเงื่อนไขด้วย

แต่ถ้าไม่ได้ทำเครื่องหมาย แล้ว Create filter ไปเลย จะทำให้ filter ที่สร้างนี้ มีผลกับอีเมลที่จะเข้ามาใหม่เท่านั้น

ตัวอย่างการสร้าง filter ที่พบเห็นบ่อยๆ คือ filter พวกข่าว หรือโฆษณา โดยอาจกำหนดเป็น Label เพื่อง่ายต่อการดู ในกรณีจำเป็น (บางทีไม่ใช่ spam เพียงแต่ไม่อยากให้มาอยู่ใน inbox) หรือสั่งลบอีเมลที่ส่งจากบุคคลที่ไม่น่าเชื่อถือ เป็นต้น